Wer über Panama liest, findet überall denselben Satz: Seit 2021 müssen Buchführungsunterlagen beim ansässigen Vertreter liegen. Was fast nirgends steht, sind die beiden Zahlen, die den Satz gefährlich machen.

Die erste Zahl ist ein Datum. Die Unterlagen sind spätestens vier Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres zu übergeben. Für ein Geschäftsjahr, das dem Kalender folgt, heißt das: 30. April. Nicht „jährlich“, nicht „auf Anforderung“, sondern ein Stichtag, der jedes Jahr an derselben Stelle steht.

Die zweite Zahl ist eine Obergrenze. Die Geldbuße für eine Gesellschaft, die die Unterlagen nicht liefert, reicht von 5.000 bis 1.000.000 US-Dollar. Der ansässige Vertreter haftet daneben selbst, mit 5.000 bis 100.000.

Eine Million Dollar für eine Aufstellung, die für eine ruhende Gesellschaft auf eine halbe Seite passt. Das ist die Größenordnung, in der Panama diese Pflicht ansiedelt, und sie erklärt, warum die Vertreter so hartnäckig schreiben.

Der Weg der Unterlagen ist zweistufig

Das wird regelmäßig durcheinandergebracht, weil es zwei Fristen und zwei Beteiligte gibt.

Stufe eins: Du an Deinen Vertreter, bis zum 30. April. Übergeben werden Aufzeichnungen, aus denen sich die Geschäftsvorfälle, das Vermögen und die Verbindlichkeiten mit hinreichender Genauigkeit ergeben, dazu die Belege. Aufzubewahren sind sie mindestens fünf Jahre. Wird die Gesellschaft aufgelöst, sind die Unterlagen der letzten fünf Jahre vor der Eintragung der Auflösung zu übergeben.

Stufe zwei: Dein Vertreter an die Steuerverwaltung. Das ist eine eigene Erklärung, die ausschließlich über das System e-Tax 2.0 eingereicht wird, auf dem amtlichen Formular. Die Steuerverwaltung sagt dazu ausdrücklich, dass diese Pflicht persönlich und nicht übertragbar ist, also nicht an Dritte delegiert werden kann.

Was daran wichtig ist: Dein Vertreter kann Stufe zwei nicht erfüllen, wenn Du Stufe eins nicht erfüllst. Er kann nichts melden, was er nicht hat. Und weil er für die Meldung selbst haftet, ist Dein Versäumnis unmittelbar sein Risiko.

Warum Dein Vertreter kündigt und nicht mahnt

Das ist der Punkt, an dem viele Halter den Ernst der Lage unterschätzen. Sie behandeln die Briefe ihres Vertreters als Verwaltungsroutine, und der Vertreter behandelt sie als das Gegenteil.

Er ist gesetzlich verpflichtet, die Unterlagen anzufordern. Bleiben sie aus, ist er verpflichtet, das Mandat niederzulegen und die Gesellschaft zu melden. Nicht befugt, verpflichtet.

Und ohne ansässigen Vertreter fehlt eine gesetzliche Voraussetzung für den Bestand der Gesellschaft. Von dort führt der Weg über die Suspendierung im Register bis zur Auflösung. Das Gesetz kennt daneben ein Instrument, das in kaum einer deutschsprachigen Darstellung auftaucht: die zwangsweise Auflösung von Amts wegen. Sie ist nicht die Folge einer Klage und nicht das Ergebnis eines Verfahrens, an dem Du beteiligt wärst.

Dazwischen liegt eine Zwischenstufe, die im Alltag zuerst weh tut: Das Registro Público stellt für eine Gesellschaft mit offenen Pflichten keine Bescheinigungen mehr aus und trägt keine Urkunden mehr ein. Kein Auszug für die Bank, keine Eintragung einer Vollmacht, keine Änderung im Verwaltungsrat.

Das klingt technisch und ist es auch, bis Du es brauchst. Eine Bank verlangt bei der turnusmäßigen Überprüfung eines Firmenkontos einen aktuellen Auszug. Ein Käufer verlangt ihn vor jeder Übertragung. Ein Notar verlangt ihn, bevor er beurkundet. Ohne Auszug führt Deine Gesellschaft keine einzige dieser drei Handlungen aus, und sie bekommt keinen, solange die Unterlagen fehlen. Der Vorgang, der Dich blockiert, hat mit Steuern nichts zu tun; er ist eine Sperre im Register.

Herr Beda in Zug schreibt eine halbe Seite

Beda lebt in Zug und hält eine Panama S.A., über die er eine Beteiligung an einem Handelsunternehmen in Costa Rica hält. Sonst tut die Gesellschaft nichts. Kein Konto, kein Umsatz, keine Rechnungen.

Sein Aufwand für die Pflicht sieht so aus:

Eine Aufstellung des Vermögens und der Verbindlichkeiten zum 31. Dezember. Bei ihm eine Zeile Beteiligung, eine Zeile Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter.

Eine Aufstellung der Erträge und Aufwendungen des Jahres. Bei ihm: keine Erträge, als Aufwand die Jahresgebühr und das Honorar des Vertreters.

Die Belege dazu, hier zwei Rechnungen.

Eine Erklärung, wo die Unterlagen liegen, falls nicht beim Vertreter selbst.

Zusammen: eine halbe Seite und zwei Anlagen. Zeitaufwand vielleicht zwanzig Minuten. Dagegen steht ein Bußgeldrahmen, der bei fünftausend Dollar beginnt.

Beda hat es 2024 nicht gemacht, weil „nichts passiert ist“. Das ist der häufigste Grund. Er ist auch der schwächste, weil die Pflicht die ruhende Gesellschaft ausdrücklich einbezieht und ihr nur eine vereinfachte Aufstellung erlaubt. Vereinfacht heißt weniger, nicht nichts.

Frau Frauke in Bremen und Herr Hermann in Villach

Frauke führt von Bremen aus eine Panama S.A. mit echtem Geschäft: Vermittlung von Ersatzteilen zwischen Zulieferern in Asien und Werkstätten in Mittelamerika, rund 700.000 Dollar Umsatz im Jahr.

Für sie ist die Pflicht keine zusätzliche Arbeit, sondern dieselbe Arbeit an einem zweiten Ort. Sie führt ohnehin Bücher, weil sie sonst weder Preise kalkulieren noch mit ihrer Bank sprechen könnte. Was hinzukommt, ist eine Kopie, ein Anschreiben und ein Termin im Kalender.

Ihre eigentliche Rechnung findet in Deutschland statt. Panama besteuert ihre Auslandsgewinne nicht, aber Panama steht auf Anhang I der EU-Liste, und das deutsche Abwehrgesetz greift in voller Stufe: verschärfte Hinzurechnung, erweiterte Quellensteuer, keine Abkommensvorteile, und seit 2025 kein Abzug von Betriebsausgaben für Zahlungen an panamaische Empfänger. Wer aus Deutschland heraus in eine panamaische Gesellschaft zahlt, mindert damit seinen deutschen Gewinn nicht.

Hermann in Villach hält dieselbe Art Gesellschaft. Österreich hat kein vergleichbares Abwehrgesetz, das Abzugsverbot gibt es dort nicht. Was greift, ist die Hinzurechnung bei einer tatsächlichen Belastung unter fünfzehn Prozent, und die ist bei steuerfreien Auslandsgewinnen erfüllt. Für ihn ist die entscheidende Frage, ob die Einkünfte passiv sind und wer die Gesellschaft beherrscht.

Beda in Zug wiederum trifft die EU-Liste unmittelbar gar nicht. Seine Bank sieht sie trotzdem, und die schweizerische Frage bleibt dieselbe wie immer: Wo wird die Gesellschaft tatsächlich geleitet? Führt er sie faktisch von Zug aus, ist sie in der Schweiz steuerpflichtig, und die panamaische Buchführung wird zum Beweismittel gegen ihn.

Ehrlich unklar: der Termin des Vertreters

Bei Deiner eigenen Frist gibt es nichts zu deuten, sie steht seit 2021 fest. Beim zweiten Termin, dem des Vertreters gegenüber der Steuerverwaltung, ist die Lage unübersichtlicher, und wer etwas anderes behauptet, hat nicht nachgesehen.

Das Ausführungsdekret Nr. 177 vom 30. Dezember 2024 hat die Meldung überhaupt erst in Gang gesetzt. Für den Rückstand gelten eigene Termine: die Jahre 2021 bis 2023 waren bis zum 31. März 2025 zu melden, das Jahr 2024 bis zum 15. Juli 2025. Für die laufenden Jahre kursieren in der Beraterschaft zwei verschiedene Daten im Juni und im Juli, und die amtliche Übersicht führt bislang nur die Übergangstermine.

Für Dich ändert das nichts, und genau das ist der Punkt. Deine Frist ist der 30. April, unabhängig davon, wann Dein Vertreter meldet. Wer bis Ende April liefert, hat den Termin des Vertreters immer mit abgedeckt, egal welcher der beiden gilt. Wer im Juni liefert, hat ihn möglicherweise schon gerissen und erfährt es von seinem Vertreter, wenn dessen eigenes Bußgeld schon läuft.

Das Territorialprinzip bleibt davon unberührt

Es lohnt, das sauber zu trennen, weil die Verwaltungspflicht regelmäßig als Aufweichung gelesen wird.

Panama besteuert nur Einkünfte aus panamaischen Quellen. Gewinne, die eine panamaische Gesellschaft außerhalb des Landes erwirtschaftet, bleiben dort steuerfrei. Ohne Antrag, ohne Sonderstatus, ohne Nachweis eines Regimes, weil das Gesetz sie schlicht nicht erfasst.

Das ist ein anderer Mechanismus als in Hongkong, wo die Quelle im Einzelfall geprüft wird, und ein anderer als in Singapur, wo es auf die Überweisung ankommt. Panamas Variante ist die einfachste der drei und zugleich die, die international am schwersten zu verteidigen ist. Beides hängt zusammen, und das ist der Grund, warum die EU-Liste am System hängt und nicht an der Buchführung.

Für Inlandsgewinne gilt ein Körperschaftsteuersatz von 25 Prozent. Die Jahresgebühr von 300 Dollar fällt unabhängig von jeder Tätigkeit an.

Derselbe Umbau, andere Namen

Buchführung beim Vertreter, Register der wirtschaftlich Berechtigten, Kontenaustausch: drei Bausteine eines Umbaus, den jeder Offshore-Standort gerade durchläuft.

Auf den Britischen Jungferninseln heißt er Annual Return und Registereinreichung. Auf den Cayman Islands heißt er Substanzmeldung und geprüfter Abschluss. In Panama heißt er Buchführung beim Vertreter. Die Bezeichnungen unterscheiden sich, die Richtung nicht.

Wer eine Struktur so plant, dass sie diesen Anforderungen genügt, muss sich um die nächste Verschärfung wenig Sorgen machen. Wer sie so plant, dass sie nur unterhalb der Aufmerksamkeitsschwelle funktioniert, plant für einen Zustand, den es seit fünf Jahren nicht mehr gibt. Was davon heute noch trägt, steht in unserem Fachwissen zu Offshore-Gesellschaften.

Was jetzt zu tun ist

Trag den 30. April fest ein, und zwar nicht als Erinnerung, sondern als Termin mit Vorlauf. Wer im April anfängt, Belege zu suchen, liefert im Juni.

Frag Deinen Vertreter schriftlich, ob die Unterlagen der letzten fünf Jahre vollständig bei ihm liegen. Nicht, ob er sie angefordert hat. Ob sie da sind. Der Unterschied entscheidet über die Haftung.

Erstelle die Aufstellung für das abgelaufene Jahr, auch wenn die Gesellschaft nichts tut. Für eine ruhende Gesellschaft ist es eine halbe Seite, und diese halbe Seite ist der Unterschied zwischen einer Formalie und einem Bußgeldrahmen bis zu einer Million.

Und wähl den Vertreter nicht nach dem Preis. Er haftet mit, er wird selbst geprüft, und er ist der Einzige, der Deine Gesellschaft am Leben hält. Ein Vertreter, der nie schreibt, ist kein bequemer Vertreter. Er ist einer, der seine eigene Pflicht nicht ernst nimmt, oder einer, dessen Post Dich nicht erreicht. Beides endet an derselben Stelle. Für die Panama S.A. gilt damit dasselbe wie für jede Struktur, die sich rechnet: Sie ist so gut wie die Stelle, die sie führt.